Le Consulat de Chine à Papeete ne traite que les demandes des résidents de la Polynésie française ; les demandes envoyées par la poste ne seront pas acceptées.

I. PROCEDURE

Les documents de nature judiciaire (acte de naissance, lettre de procuration, déclaration, certificat d’identité, certificat de diplôme, registre commercial, tout document concernant des héritages immobiliers, enregistrement d‘un bien immobilier etc. ) destinés à produire leur effet en Chine, fournis soit par des citoyens chinois, des personnes d’origine chinoise ou tout autre personne de nationalité française résidant en Polynésie française, doivent suivre les démarches ci-dessous avant de demander la légalisation auprès de notre Consulat :

1. Demander la certification d’un notaire public français ou tout autre autorité compétente ;

2. Demander la légalisation auprès du Ministère de l’Europe et des Affaires étrangère de la République française;

3. Demander la légalisation auprès de notre Consulat.

La légalisation de documents, tels qu’une lettre de procuration ou une déclaration, sera faite en même temps que celle de l’acte notarié (original). Si le document original est rédigé en français, la légalisation doit se faire sur le document original et sur la traduction en langue chinoise.

II. DOCUMENTS A FOURNIR

1. Pièces d’identité en cours de validité (passeport ou autres documents de voyage international en priorité) des personnes concernées, les originaux et ses photocopies ;

2. Formulaire de demande de légalisation bien rempli avec l'ordinateur, assurant que l’information est authentique, complète et précise. Les signatures du demandeur et du mandaté doivent être manuscrites, toute impression, photocopie ou télécopie ne sera pas acceptée ;

3. Documents originaux à légaliser ;

4. Documents légaux attestant la domiciliation dans notre circonscription consulaire (titre de séjour, carte de travail,  etc.) ;

5. Au cas où la demande est faite par un mandaté : pièces d’identité en cours de validité (passeport ou autres documents de voyage international en priorité) du mandaté et du demandeur, les originaux et ses photocopies ;

6. Pour demander la légalisation d’un document d’entreprise : s’y ajoutent la photocopie du passeport du gérant de l’entreprise et le document attestant son titre au sein de l’entreprise ;

7. En cas nécessaire, documents complémentaires demandés par notre Consulat .

III. A NOTER :

1. Les documents à légaliser doivent être authentiques, légaux, et ne doivent pas porter préjudice à l’intérêt national de la République populaire de Chine et de sa société.

2. Tout document à légaliser, de deux pages ou plus, doit être assemblé soit par un sceau en cire, soit par un sceau unique sur les différentes pages ou un sceau sec, et faire en sorte que les pages ne soient ni démontables ni remplaçables.

3. Selon les réglementations des autorités compétentes chinoises, le certificat d’état civil destiné au mariage en Chine est valable 6 mois à compter du jour de sa délivrance. Ce délai dépassé, un nouveau certificat sera demandé. Veuillez également réserver un temps de processus aux autorités en Chine.

4. Les documents notariés (état de mariage, état de santé, certificat financier, preuve de revenus et casier judiciaire) destiné à l’adoption d’un enfant chinois sont valables 6 mois à compter de la délivrance de l’acte et à l’enregistrement de l’adoption. Dépassé ce délai, la demande de légalisation ne sera pas acceptée.

5. Si lors de la vérification des documents effectuée par notre Consulat, des irrégularités étaient constatées, y compris des procédures de notarisation ou de légalisation incomplètes, des formats irréguliers, des contenus illégaux et/ou des modifications, le démantèlement et/ou le remplacement de partie d’un document, la demande de légalisation consulaire ne sera pas acceptée. 

6. La légalisation consulaire n’est plus valable si le contenu du document légalisé est modifié ou remplacé.

7. Les documents légalisés par notre Consulat ne peuvent être modifiés ou remplacés. Le demandeur assume lui-même la responsabilité juridique découlant de la modification ou du remplacement de documents. 

IV. LEGALISATION CONCERNANT HONGKONG (CHINE)

Les systèmes juridiques de la Région administrative spéciale de Hong Kong, où la Chine applique le principe « un pays, deux systèmes », sont différents de ceux de la Chine continentale. Compte tenu du fait que la France et la Région administrative spéciale de Hong Kong ont toutes deux adhéré à la  Convention supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers (Convention de La Haye)  (et que la Chine continentale n’est pas partie à la Convention), les actes délivrés par la Région administrative spéciale de Hong Kong (tels que les actes de naissance, les certificats d’état civil, etc.) peuvent être utilisés en France après l’accomplissement des formalités devant la Haute Cour de la Région administrative spéciale de Hong Kong.

Si vous avez changé ou envisagez de changer votre nationalité chinoise, vous devriez demander un acte notarié auprès d'un notaire public, ensuite une légalisation auprès du service de légalisation du Ministère français de l’Europe et des Affaires étrangères et enfin une légalisation auprès de notre Consulat.

V. DELAI

Le traitement normal est de 4 jours ouvrables. Le demandeur, avec justification et après vérification et consentement de notre Consulat, pourrait demander un traitement en urgence. Le temps nécessaire pour compléter des documents, la demande de vérification des informations en Chine, les cas de force majeure, etc. ne sont pas décomptés dans le délai susmentionné. 

VI. TARIFICATION

Veuillez vous référer à la notice « Tarifs ».

VII. Notre Consulat ne se charge pas de la traduction des documents. En cas de besoin, vous pouvez vous adresser directement aux traducteurs assermentés près de la Cour d’appel de Papeete.

VIII. REPONSES AUX QUESTIONS FREQUENTES

1. Les documents destinés à prendre leurs effets en Chine doivent-ils tous être légalisés ?

Le système de légalisation consulaire est une pratique internationale formée depuis lontemps et reconnue par tous les pays du monde afin de faciliter les échanges de documents entre eux. Le développement des échanges internationaux s’est accompagné d’un accroissement du flux de divers instruments entre les pays, cependant les formes et les exigences de délivrance d’actes notariés et de certificats commerciaux varient d’un pays à l’autre. 

Le système de légalisation consulaire confirme l’authenticité du maillon final par les institutions diplomatiques ou consulaires d’un pays à l’étranger grâce à une série de méthodes d’authentification consulaire, de sorte que les documents en question puissent être acceptés par les départements et institutions concernés du pays, sans avoir à douter de leur authenticité, permettant ainsi que les documents étrangers peuvent être transférés et utilisés fluidement entre les pays.

Afin de s’assurer que les documents envoyés en Chine soient acceptés sans heurts par les établissements et institutions chinois concernés, en général, il est recommandé que les documents soient légalisés dans les ambassades ou consulats chinois du pays. Toutefois, la question de savoir si les documents concernés seront acceptés par les autorités compétentes dépend du contenu des documents et si ceux-ci répondent aux exigences. « Le contenu des documents relève de la responsabilité de l’organisme émetteur », et ne peut être garanti par la légalisation consulaire.

2. Est-il possible de procéder uniquement à la légalisation consulaire aux ambassades ou consulats chinois du pays, sans légalisation du Ministère des Affaires étrangères ou des organismes de légalisation consulaire du pays hôte ?

Premièrement, d’une manière générale, les ambassades ou consulats chinois à l’étranger ne peuvent confirmer que l’authenticité du sceau et signature du Ministère des Affaires étrangères ou de l’organisme de légalisation consulaire provenant du pays hôte. 

Deuxièmement, en général, les ambassades ou consulats chinois à l’étranger ne disposent pas du registre des sceaux et signatures de l’organisme notarié ou émetteur de documents commerciaux dans le pays hôte ; il est donc impossible de vérifier leur authenticité. 

Par conséquent, les documents concernés doivent d’abord être légalisés auprès du Ministère des Affaires étrangères ou de l’organisme de légalisation consulaire du pays hôte, puis passer à la légalisation consulaire dans les ambassades ou consulats chinois à l’étranger.

3. Comment demander la légalisation consulaire des actes notariés, des certificats commerciaux, etc. délivrés en Chine ?

Avant d’envoyer un acte notarié ou un document commercial délivré en Chine pour une utilisation à l’étranger, le demandeur devrait d’abord demander la légalisation consulaire par le département consulaire du Ministère des Affaires étrangères de la République populaire de Chine ou le bureau des affaires étrangères local autorisé, puis demander la légalisation consulaire de l’Ambassade ou du consulat du pays en Chine (ce processus également appelée « double légalisation ») selon les exigences du pays où le document sera utilisé et celles de son Ambassade ou consulat en Chine.

4. Si les actes notariés délivrés en Chine ont été apportés à l’étranger, mais n’ont pas été légalisés, puis-je demander une légalisation consulaire auprès de votre Consulat ?

Les ambassades ou consulats chinois à l’étranger ne disposent pas de registre de signature et sceau de l’office notarial chinois ou de l’organisme émetteur de documents commerciaux, donc ne peuvent pas vérifier leur authenticité. Par conséquent, la demande de légalisation consulaire des actes notariés ou des certificats commerciaux délivrés en Chine et destinés à utiliser à l’étranger ne sera pas acceptée. Le demandeur devrait renvoyer les documents en Chine et déposer, conformément aux procédures, la demande de légalisation consulaire auprès du département consulaire du Ministère des Affaires étrangères de la République populaire de Chine ou du bureau des affaires étrangères local autorisé en Chine, ainsi que celle de la légalisation consulaire par les ambassades ou consulats du pays où les documents seront utilisés en Chine. Lorsque le demandeur ne pourrait pas retourner en Chine, il est possible de mandater d’autres personnes (membres de la famille, amis, avocats en Chine, etc.) pour le représenter dans les formalités concernées.

5. Comment procéder à la certification des actes de naissance des mineurs ?

La demande doit être déposé par le tuteur légal du mineur. Dans le formulaire, veuillez remplir les informations du mineur dans la section « demandeur », et les informations de son tuteur légal dans la section « mandaté ». La colonne « signature du demandeur » doit être signée par son tuteur légal. Si l’acte de naissance contient des informations sur les parents, les parents peuvent faire la demande en tant que demandeurs. Il est possible de mandater d’autres personnes pour la légalisation si les parents ne sont pas disponibles.

Les informations ci-dessus sont sujettes aux changements et sont soumises à notre interprétation.